Taka sytuacja będzie się wiązać ze stratą cennego czasu nawet paru pracowników i dość dużym zamieszaniem, z tego też powodu też można zastanowić się nad tym, żeby w jakiś sposób usprawnić wszystko. Doskonale nadają się do tego specjalistyczne programy do obiegu dokumentów w firmie, z powodu swoich zalet są one coraz bardziej popularne wśród przedsiębiorców. I wbrew temu, co niejednej osobie będzie się wydawało, doskonale będą się sprawdzać nie tylko w większych firmach mających rozbudowaną strukturę, ale również w mniejszych. Spora część właścicieli trochę się obawia wdrażania tego typu oprogramowania, gdyż twierdzą że jest ono zbyt kosztowne. Jednak bez problemów można trafić na programy, wdrożenie których wcale tak dużo nie kosztuje, a zalety jakiesię uzyska z uruchomienia takiego systemu bardzo szybko zamortyzują nakłady, które się poniesie – .
Programy zarządzające obiegiem dokumentów pracują na ich cyfrowych kopiach, niezbędne będzie więc miejsce, w jakich będzie wykonywane skanowanie faktur i wszystkich innych dokumentów, jakie się w firmie pojawią.
Najczęściej wyznacza się do tego jednego lub paru członków załogi, których zadaniem właśnie będzie wprowadzanie wszystkiego do systemu. Programy mają przeważnie bardzo szerokie możliwości konfiguracyjne i mogą pozwolić na precyzyjne wyznaczenie zarówno możliwych do wykonania na dokumencie procesów, ale także uprawnień nadawanych użytkownikom. Przez to, że da się wszystko można skonfigurować na poziomie prac wdrożeniowych, to przez to ma się pewność, że pracownicy będą mieli dostęp tylko do tych operacji, jakie im się udzieli. Jednocześnie bardzo proste będzie kontrolowanie, kiedy i w jakim celu ktoś obrabiał dokumenty, a równocześnie wyłapywać wszystkie zaniedbania i błędy popełnione przez załogę w czasie pracy.